Doel
Een ideeënsysteem bevordert de creativiteit en het innovatief denken onder medewerkers met als gevolg verbeteringen en vernieuwingen die kostenbesparend werken. Daarbij kunnen ideeëninzenders beloond worden.

Idee
Een idee is een voorstel tot besparing, verbetering of vernieuwing binnen de onderneming.
Ideeën kunnen betrekking hebben op productie, machines, werkmethoden en administratie en ook op hygiëne, milieu en energie. Ook ideeën waarvan de besparing niet of niet direct vastgesteld kan worden, kunnen voor beloning in aanmerking komen.

Ideeëncommissie en taken
Om alle ideeën gestructureerd te kunnen behandelen is een ideeëncommissie nodig. Met een voorzitter, secretaris en een aantal leden uit verschillende disciplines zoals HRM, secretariaat, OR en afdelingsmanagers.
Taken van die tot deze commissie zijn het controleren op doorlooptijden, inwinnen van advies, stimuleren inzenden van ideeën, beoordelen, afhandelen en het belonen van ideeën.
Het totaal van ideeënmanagement behoort tot het aandachtsgebied van de ideeëncommissie. Als er een ideeënmanager is aangesteld liggen genoemde taken bij hem of haar.

Beloning
Een idee komt voor een beloning in aanmerking als het aan bepaalde voorwaarden voldoet.
Bijvoorbeeld kan het praktisch ingevoerd worden en levert de toepassing voor het bedrijf een wezenlijk voordeel op.
Ook ideeën die niet voor belonen in aanmerking komen zijn in het reglement beschreven evenals de hoogte van de beloning. In het algemeen bedraagt de beloning vijftien procent van de gerealiseerde besparing in het eerste jaar van invoering.
De beloning van een idee wordt door de commissie vastgesteld en aan de inzender uitbetaald volgens het reglement van het ideeënsysteem.
Het bedrag dient direct aan de salarisadministratie te worden gemeld opdat vaststelling van het bruto bedrag en de boeking per individuele werknemer kan plaatsvinden. Dit geldt ook voor eventuele aanmoedigingspremies. (Zijn premies voor ideeën die niet uitvoerbaar blijken maar wel goede gedachten bevatten.)

Bijzondere bepalingen
In een ideeënreglement staat welke stappen een inzender moet volgen als hij of zij bezwaar heeft met de beoordeling van het idee. Ook staat in het reglement wat te doen met beloningen bij beëindigen dienstverband, met eenmaal verstrekte beloningen en bij inzending van een idee dat tot de normale taak van de inzender behoort.

Eigendomsrecht
Zijn ingezonden ideeën van de inzender of van het bedrijf? Vanaf wanneer zijn ideeën, hun toepassingen en de rechten die daaruit voortvloeien eigendom van de onderneming? Vragen waarop het reglement een antwoord moet geven.

Vaststelling reglement
Een reglement moet door bevoegde functionarissen vastgesteld worden. Dat geldt ook voor aanvullingen en wijzigingen.

Beloningsberekening
Beloningen zijn niet altijd volgens een vast stramien (10 tot 15% van de besparing in het eerste jaar van realisering) te berekenen. Aan de hand van ‘omrekenings’tabellen die in een reglement zijn opgenomen. Daarin onder andere effecten, doeltreffendheid en duurzaamheid.